El archivo de obra: los documentos que conviene tener ordenados
Toda obra genera papeles a diario. La diferencia está entre archivarlos hoy o buscarlos durante horas mañana.
Una obra mediana genera papeles todos los días: albaranes, planos que cambian, actas, contratos, ensayos, fotos. El coste de no ordenarlos no se ve — hasta que hay que encontrar un albarán de hace cuatro meses o saber cuál es el plano vigente de la planta 2. Entonces se pagan las horas de búsqueda, de golpe.
Los 9 grupos que cubren una obra
- Proyecto y planos — con lo vigente separado de lo superado. El plano viejo circulando es un clásico caro.
- Contratos y anexos — el principal, los de las subcontratas, y sus modificaciones.
- Presupuesto y mediciones — la base sobre la que se certifica y se compra.
- Certificaciones — las emitidas, mes a mes, con sus aprobaciones.
- Albaranes y facturas — el rastro del material. Se cruzan a fin de mes; si faltan albaranes, faltan piezas.
- Actas y Libro de Órdenes — las decisiones firmadas de las reuniones semanales.
- Seguridad y salud — plan de seguridad, entregas de EPIs firmadas, altas del personal. Lo primero que pide cualquier inspección.
- Calidad — ensayos, fichas técnicas, resultados de probetas.
- Correspondencia y decisiones — los emails y mensajes donde se decidió algo. El grupo que nadie archiva y todos acaban necesitando.
Las tres reglas de un archivo que funciona
- Una fuente única por obra. Si la mitad está en un pendrive, un cuarto en el email y el resto "lo tiene Paco", no hay archivo — hay una búsqueda del tesoro.
- Todo entra el día que llega. El albarán se archiva cuando llega el camión, no a fin de mes desde la guantera. Archivar en el momento son 10 segundos; en diferido, una tarde.
- Contexto mínimo al entrar: qué obra, qué es, y una línea de descripción. Es lo que hace que aparezca en una búsqueda.
Cómo lo hace Cota
En IACota cada obra tiene su directorio de carpetas profesional, y se alimenta hablando: mandas el documento o la foto por WhatsApp, dices qué es, y Cota lo archiva en su carpeta con fecha y descripción — con almacenamiento permanente. Luego se lo pides con lenguaje normal: "¿dónde está el albarán del pladur de julio?" — y lo trae.