Subcontratas: papeles, proformas y cómo llevarlas sin sustos
Una obra mediana junta ~10 subcontratas. Cada una con sus papeles, su proforma y su tajo — o su lío.
En una obra mediana — 30 o 50 viviendas — trabajan tranquilamente diez subcontratas: estructura, albañilería, fontanería, electricidad, pladur, carpinterías… El jefe de obra las dirige según el planning, pero la parte que más sustos da no es el tajo: son los papeles y el dinero.
Antes de pisar la obra: los papeles
Cada subcontrata debe tener su documentación al día antes de entrar:
- Adhesión al plan de seguridad y salud de la obra.
- Seguros en vigor y justificantes al corriente.
- Altas del personal que va a entrar, y la formación de cada trabajador.
- Las entregas de EPIs firmadas por cada uno.
La práctica que funciona es el semáforo por empresa: verde entra, rojo no entra. Y con las caducidades vigiladas — el seguro que caduca en marzo es un problema de febrero, no de la inspección que aparece en abril.
El ciclo mensual: la proforma
Las subcontratas no entregan partes diarios. Su ritmo es mensual:
- La sub trabaja su tajo durante el mes.
- A fin de mes envía su proforma: lo que dice haber ejecutado, valorado.
- El jefe de obra la revisa contra la obra real — aquí se gana o se pierde el mes — y la certifica.
- Con la proforma aprobada, la sub factura, y administración paga.
El seguimiento del tajo
- Cada sub, con su fecha comprometida en el planning — y avisos cuando el tajo anterior se retrasa y arrastra al suyo.
- Los repasos (lo mal rematado) asignados a la sub que corresponde, con foto y plazo.
- Los acuerdos con cada una — precios, cambios, plazos — por escrito en el momento, como cualquier extra.
Cómo lo hace Cota
Con IACota, cada subcontrata vive en el directorio con su contacto, su documentación con caducidades vigiladas (plugin de Seguridad) y su rastro en el diario: qué hizo, cuándo y con qué fotos. Cuando llega la proforma, el jefe de obra no tira de memoria — le pregunta a Cota qué hizo esa sub este mes, y decide con el registro delante.